Kennisontwikkeling in coproductie

Kennis is een belangrijke basis voor onze handelingen (beslissen, interveniëren e.d.). Zo is kennis de basis voor strategie en management.
Zoals in bijgaande illustratie is te zien kent kennis minimaal een tiental componenten. Daarbij komt dat de “feiten” binnen een kennismodel ook subjectief (interpretatie, zienswijze) of objectief (gemeten, getest) kunnen zijn.

Bij kennis gaat het om gegevens en feiten, bij participatie gaat het om toewijding, betrokkenheid en draagvlak. Deze opvattingen van kennis en participatie vormen de grondslag voor de visie die Den Exter Interactief heeft op kennisontwikkeling. Dit, gecombineerd met onze gedachten over interactiviteit en communicatie, is het fundament voor het V-model. Ons motto daarbij is: “Het delen van kennis is het vermenigvuldigen van waarde”.

Hieronder geven we u een eerste indruk van enkele prominente aspecten van het V-model. In de praktijk wordt duidelijk in hoeverre het model volledig wordt toegepast. Flexibiliteit is essentieel, zolang dat alle betrokkenen zich er in kunnen vinden.

Het V-model, een fasenmodel.

Het dankt zijn naam aan de toevalligheid dat de “ontwikkelingsfasen” die de ruggengraat van het model vormen, met een “V” beginnen.
Het V-model is in feite een weergave van een ontwikkelstrategie die gericht is op de verbetering (successievelijke opwaardering) van kwaliteit van gegevens en informatie die - ingebed in aspecten als belangen, beleving en betrokkenheid - steunen op “draagvlak door participatie”. De sleutelfasen vinden we dan ook in het midden van het model waar we spreken van “verdelen” en “verbinden”.

In de werkwijze is per definitie geen klassieke hiërarchische structuur te vinden maar een moderne vorm van samenwerken. Denk aan een “horizontale structuur” of een “netwerkstructuur” (waarin we hooguit een primus inter pares herkennen). Het begrip “Wij“ staat centraal.

Het voordeel van het V-model is de mogelijkheid om tevoren een scenario van begin tot eind te ontwerpen, proactief te opereren en te communiceren. Het beoogt zeker geen keurslijf te zijn. Sommige fasen laten zich eenvoudig samenvoegen.
In sommige gevallen is de hoeveelheid vindbare kennis (gegevens, feiten, informatie, analyses e.d.) relatief beperkt. Dan zijn er meer bronnen nodig. In dat geval bewijst het model zijn diensten op het vlak van co-creatie, co-productie, interactiviteit, participatie en draagvlak.
Het model komt volledig tot zijn recht wanneer de initiatiefnemers van het proces zich formeren in een projectteammodel dat zich uitstekend leent voor het V-model en dat gebaseerd is op de gedachten rond het “Hexateam”.

Het V-model kan fungeren als leidraad voor de opdrachtgever. Die kan hiermee de koers en de kaders van het project bepalen en de contouren van het projectteam aangeven. Tevens komen dan de aandachtspunten voor het omgevingsmanagement in beeld. Dit is weer de basis voor de projectleider om zijn projectteam samen te stellen (op basis van de Hexateamgedachten en competentieprofielen te maken.

Steeds mee bezig

Omdat dit kennisontwikkelingsmodel vooral zijn waarde kent in termen van draagvlak is het vanzelfsprekend dat er eerst een "werkgemeenschap van betrokkenen wordt opgebouwd": de Participanten. Deze gemeenschap bepaalt collectief het doel, het budget, de planning, de middelen, de samenwerkingsspelregels e.d. Alle participanten zijn voortdurend betrokken en op de hoogte bij de ontwikkeling van kennis. Dit wordt in het model weergegeven als een "venster op de werkzaamheden" dat zich in de loop der tijd verplaatst langs de verschillende fasen.

Het is zelfs denkbaar dat het gehele proces zich herhaalt vanaf het begin als bijvoorbeeld de onderzoeksvraag wijzigt, nieuwe gegevens beschikbaar komen, of er nieuwe participanten zijn. Waarschijnlijk zal deze herhaling zich dan sneller voltrekken dan het voorgaande venster.

Het is duidelijk dat sommige fasen zich uit de aard der zaak sneller voltrekken dan andere. Dit vergt flexibiliteit, alertheid en speelgemak (denk aan inspraak, samenspraak en afspraak).

8 fasen

Het V-model is momenteel opgebouwd uit 8 fasen. Na elke fase is er een evaluatiemoment (hoe hebben we het gedaan, hoe staan we ervoor en hoe gaan we verder?) en een Go/No Go-beslissing.

Ook dit vindt weer plaats volgens de spelregels van participatief kennismanagement. M.a.w. de inbreng van alle actoren is essentieel terwijl nadrukkelijk wordt bekeken welke externe communicatie moet plaatsvinden. Kijk bijvoorbeeld eens naar het model "Communicatie".

Verkennen

De eerste fase van het proces heeft betrekking op de verkenning van de problematiek. Dit slaat op het bepalen van de realiseringsaspecten en de samenwerkingspatronen. Denk aan het beoordelen van de beschikbare tijd, geld, kwaliteitsnormen en organisatieaspecten. Budgetten moeten worden verdeeld.
Een goede (en dus op draagvlak gestoelde) probleemdefinitie is essentieel. Hierop baseren we immers alle andere aspecten van het kennismodel.

Gezamenlijk wordt bepaald welke criteria gelden voor gegevens en informatie. De eisen m.b.t. de robuustheid en de duurzaamheid van de benodigde gegevens worden getoetst opdat zij hun geldigheid op den duur niet verliezen. Er wordt bepaald met welke analysemodellen zal worden gewerkt.
Er wordt bepaald welke rollen er voor de actoren is weggelegd. Men maakt afspraken over de communicatie.

Verkrijgen

De tweede fase wordt gevormd door het in handen krijgen van (vaak ruwe onbewerkte) gegevens en het in bezit krijgen van analysemodellen.
Gegevens verkrijgt men bijvoorbeeld door het (laten) doen van metingen, deskresearch en interviews maar ook door deze gegevens te kopen. Sommige modellen moeten gemaakt worden.

Verklaren

In de derde fase worden de vergaarde gegevens ingevoerd in de analysemodellen. Bepaald wordt in welke mate de uitkomsten van de modellen betrouwbaar zijn en gebruikt kunnen worden. Sommige modeluitkomsten kunnen inputgegevens zijn voor andere modellen. Dit vergt dus een validiteitscontrole
De eerste ruwe resultaten van de eindanalyse zouden in deze fase al zichtbaar kunnen worden.

Verdelen

De gegevens en de modellen moeten continu up to date blijven en stand by zijn om alternatieven te analyseren of om snel nieuwe onderzoeksvragen te beantwoorden. Het beheer wordt door het verdelen in handen geven van enkele deelnemende partijen. Hierdoor is het risico op grote consequenties veel kleiner waanneer door het “uitstappen” van een sleutelpartij de continuïteit in gevaar komt.

Verbinden

De uitkomsten van de analyses krijgen een extra dimensie en zeggingskracht wanneer zij te verbinden zijn met uitkomsten van modellen van anderen. Soms is het verstandig om vroegtijdig - niet per se relevante - gegevens mee te nemen in analyses opdat deze het later mogelijk maken om relaties naar andere modellen te leggen.

De fasen Verdelen en Verbinden zullen in bepaalde omstandigheden best lastig zijn. We hebben in immers vaak te maken met autonome stakeholders die niet eenvoudig afstand kunnen doen van hun "kennis-eigendommen". Soms is het domein complex en voortdurend dynamisch. Soms gaat het over kwalitatieve informatie die niet simpelweg met een ICT-oplossing of standaard software valt te verwerken.
Het spreekt vanzelf dat in de eerdere fasen wordt geanticipeerd op dit fenomeen. Proactief dus.

Een ander fenomeen is het verschil in aard en structuur van gegevens en informatie tussen de deelnemers. Het simpel in elkaar schuiven van gegevensbestanden is zelden zonder meer mogelijk. Ook hiervoor geldt dat in een vroeg stadium wordt stilgestaan bij de "genetische manipulatie" van gegevens in de fase van Verbinden.

Verrijken

Cijfers dragen op zichzelf geen overtuigende betekenis. Dat gebeurt pas wanneer zij in de juiste context staan. Deze context wordt bepaald door opvattingen, standpunten, redeneringen, maar ook door bezwaren en verzet. Subjectieve en objectieve aspecten spelen dan hun rol. Soms is dit een complexe situatie waarvan het verstandig is om de kenmerken al in een vroeg stadium te verkennen.

Dit is de fase waarin er kennisdoorbraken en innovaties kunnen ontstaan waarvoor al in de verbindingsfase een basis is gelegd.

Verzekeren

Verzekeren moet in deze fase opgevat worden als “veiligstellen”. Dat gold natuurlijk al voor de gegevens en de resultaten zelf. Maar het geld ook voor de context die in de fase van verrijken aan de orde was. Het proces met herhaalbaar zijn opdat er geen twijfel en misverstanden kunnen ontstaan.
De context geeft contouren van het draagvlak aan en daarmee de legitimiteit van de uitkomsten. Daarop moet men zuinig zijn. Immers “draagvlak komt te voet, maar gaat te paard”.

Verzilveren

De laatste fase is die van het verzilveren, ook wel "valorisatie" of "exploitatie". We hebben het hier niet alleen over de economische betekenis maar ook over de - meer ideële - maatschappelijke relevantie. Denk ook aan "maatschappelijk verantwoord ondernemen".

De vorige fasen zorgden voor ontstaan, verbeteren, en vastleggen van kennis. De fase van verzilveren is bedoeld om die kennis te benutten en te betrekken bij volgende activiteiten zoals een nieuwe cyclus van de beleidsvoorbereiding of een beleidsevaluatie. Ook kun je denken aan het beschikbaar stellen aan derden die deze kennis kunnen invoeren in hun "Verkrijgfase".

Wij zijn voorstander van het netwerkend verzilveren. Dat betekent dat er wordt samengewerkt met de partners die in het voorgaand proces deelnamen. Kennis wordt meer waardevol wanneer deze niet alleen gedeeld wordt maar ook toegankelijk wordt gemaakt voor derden - zodat nieuwe combinaties van kennis weer kunnen leiden tot innovatieve oplossingen.

Hoe? 

Het V-model bestaat voor een groot deel bij de gratie van de inzet en samenwerkingsbereidheid van mensen. Niet alleen op de werkvloer maar ook op managementniveau en andere bestuurslagen moet het project “gedragen” worden. Deze “draagkracht” is als het ware de autorisatie van het geheel.
Sturing door de opdrachtgever is essentieel, maar een bepaalde zelfredzaamheid van de deelnemers is ook van groot belang. Dit vergt van aandacht voor onderlinge communicatie.

Werkdruk

Met enig gevoel voor kennisontwikkelingsprojecten kan bij benadering worden vastgesteld in welke fase er een grotere personele inzet gevraagd wordt.
Deze informatie is op individueel en teamniveau van groot belang om te bepalen op hoeveel beschikbare tijd (met de benodigde expertise, op een bepaald moment) men kan rekenen.
Op managementniveau is dit van belang om een begroting goed te keuren.

Projecten ontmoeten elkaar

Projecten kunnen elkaar ook noodzakelijkerwijs raken of kruisen (zie de fase van het “verbinden”). We krijgen er dan soms mee te maken dat er verschillen zijn in tempo, diepgang, resultaten, draagvlak e.d. Op dit moment blijkt het nut van een effectieve combinatie van sleutelfactoren.

Meerwaarde van het model

De meerwaarde van het V-model als kader voor interactief en participatief kennismanagement kent een aantal aspecten,
Een dergelijke werkwijze kan een vernieuwingsimpuls opleveren en leiden tot innovatieve netwerken.
Deze werkwijzen passen in ons postmoderne tijdsbeeld waarin men minder behoefte heeft aan langdurende organisatiepatronen die immers een aanslag doen op geld en tijd.

De werkafspraken over de samenwerking geven inhoud aan het begrip codependentie. Samen is men afhankelijk en verantwoordelijk voor de inhoud en het proces.
Men neemt deel op basis van draagkracht waardoor er een verdeling van de "lasten is.
Last but nou least: samen werken aan de basis zorgt voor draagvlak, een belangrijke component van succesvol beleid en succesvolle veranderingsprocessen.